05.04.2024, Medienmitteilung
Kantonale Verwaltung führt E-Post ein
In der kantonalen Verwaltung wird schrittweise bis Mitte 2025 die digitale Postverarbeitung eingeführt. Die E-Post ist ein weiterer Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation mit dem Ziel, die behördlichen Prozesse effizienter zu gestalten.
Für den zentralen Postempfang der kantonalen Verwaltung Zug ist das Dienstleistungszentrum (DLZ) des Hochbauamts im Verwaltungsgebäude 1 an der Aa zuständig. Die im Postzentrum Baar abgeholten Sendungen wurden bisher manuell sortiert und mehrmals täglich verwaltungsintern den Direktionen und Amtsstellen zugestellt. Jährlich werden mehr als 420 000 eingehende Sendungen bearbeitet.
Postverarbeitung vereinfacht
Mit der Einführung der E-Post in der kantonalen Verwaltung werden die Sendungen neu im DLZ geöffnet und anschliessend digitalisiert. Die Empfängerinnen und Empfänger erhalten die Post dann als PDF-Datei in ihrem E-Postkorb. Eingescannte Rechnungen werden direkt dem Kreditorenprozess zugeführt. Dies erlaubt künftig eine orts- und zeitunabhängige Bearbeitung. Die Auslieferung von Gerichtsurkunden, persönlichen oder vertraulichen Sendungen sowie von für die Verarbeitung benötigten Originaldokumente soll nach wie vor in physischer Form erfolgen.
E-Post steigert Effizienz
Die Umstellung auf die E-Post ist ein wichtiger Schritt, um behördliche Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten sowie die medienbruchfreie, elektronische Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Entwickelt und umgesetzt wird das E-Post-Projekt vom kantonalen Hochbauamt. Der direktionsübergreifende, elektronische Postempfang bildet eine wichtige Voraussetzung für weitere Digitalisierungsvorhaben in der kantonalen Verwaltung: Zum Beispiel die Anbindung an Fachapplikationen.