Aktenaufbewahrung

Die Verwaltungsstellen und die privaten Dritten mit Leistungsvereinbarung verwalten ihre Unterlagen innerhalb der rechtlichen Aufbewahrungsfristen selbst. Die Archivräume der aktenproduzierenden Stellen sollten folgende Bedingungen erfüllen:

• Raumklima: Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten möglichst konstant sein (Temperatur ca. 18° C, relative Luftfeuchtigkeit ca. 50%)
• Sicherheit: Der Archivraum muss vor unbefugtem Zutritt geschützt sein. Er darf nicht durch Dritte und für andere Zwecke benutzt werden.
• Elementarschäden: Der Raum muss ausreichend gegen Wasser, Feuer und andere Gefahren geschützt sein.

Wasser, Feuchtigkeit und Hitze stellen eine grosse Gefahr für Schriftgut dar und können gravierende Schäden hinterlassen, wenn nicht sofort und sachgerecht gehandelt wird. Deshalb ist bei einem Schadenfall im Archiv unverzüglich das Staatsarchiv zu informieren, damit geeignete Massnahmen in die Wege geleitet werden können. Keinesfalls dürfen nach einem Wassereinbruch Heissluftgeräte oder Heizkörper zum Trocknen verwendet werden, da dadurch die Unterlagen von Schimmelpilz befallen werden können.